Existen varias razones por las cuales se decide realizar este proceso, por ejemplo:
Se tiene un cronograma inicial demasiado ajustado.
El cambio del mercado genera que se requiera satisfacer la demanda que suple el proyecto lo más pronto posible.
El proyecto se ha retrasado.
Existe un incentivo mayor para evitar el retraso de las actividades y puede salir más costoso pagar penalidades si esto sucede.
El gerente del proyecto puede recurrir a varios métodos para acelerar un proyecto, su decisión debe basarse en “qué tan limitados son los recursos” y si está dispuesto a destinar recursos adicionales. A continuación se explican algunas opciones para realizar la compresión de un proyecto:
Mejorar la productividad de los recursos existentes:
Se deben encontrar formas más eficientes de llevar a cabo el trabajo con los recursos disponibles actualmente, como por ejemplo, mejorar la planeación y la organización o mejorar la productividad y motivación de los miembros del equipo.
Cambiar el método de trabajo de la actividad:
Usualmente se hace referencia a cambios tecnológicos y de tipos de recursos. Por ejemplo, se puede recurrir a técnicas de programación de proyectos basadas en computador, asignar personal de alto nivel o contratar personal adicional para funciones específicas.
Comprometer la calidad y/o reducir el alcance
Se debe tomar esta decisión dentro de la organización para poder sacrificar algunas especificaciones.
Comprometer la calidad puede darse usando materiales de menor precio o realizar una supervisión menos intensiva. Sin embargo, estas decisiones no suelen traer beneficios al proyecto y usualmente se busca limitar o controlar el daño que se sabe que ocurrirá. Se debe aclarar que en algunos proyectos como los de construcción, no se consideraría deliberadamente reducir la calidad del mismo.
Reducir el alcance del proyecto, suele aplicarse usualmente, especialmente cuando se generan retrasos o hay un mayor beneficio si el producto se termina con anterioridad. Aunque esta decisión no debe realizarse sin un análisis anterior ya que puede generar un impacto negativo.
Ejecución rápida del proyecto
Reorganizar la programación del proyecto para acelerar las actividades que pertenecen a la ruta crítica. Pueden utilizarse actividades paralelas. En la sección de ruta crítica se mencionan algunos métodos y otros enfoques como acortar las actividades críticas más largas, superponer parcialmente actividades, emplear relaciones de retraso de inicio a inicio, entre otros…
Utilizar horas extras
Es muy común que se decida hacer que los miembros del equipo trabajen más tiempo,
aumentando su productividad. Pero esto debe hacerse bajo las regulaciones que dicta la
ley y pueden traer algunos inconvenientes como:
Aumento del costo -> Afectación del presupuesto
Cantidad de horas extras sin medida -> Efecto contrario al esperado debido al aumento de la fatiga de los miembros del equipo.
Agregar recursos al equipo
Al igual que con las horas extras se debe considerar el efecto de añadir recursos al equipo en especial si las actividades ya están en desarrollo, en este punto, agregar personas al proyecto implica considerar la curva de aprendizaje.
Para determinar la utilidad de la compresión de las actividades que conforman el proyecto se debe determinar el costo de cada actividades, tanto fijos como variables
Efectos en la compresión de proyectos
La decisión de acelerar el proyecto, conlleva a la aplicación del análisis de compresión del proyecto. Este vincula las actividades con sus respectivos costos permitiendo calcular el costo por cada día que se acelere el proyecto. La decisión de acelerar el proyecto está basada en la relación tiempo/costo.
La compresión de las actividades del proyecto genera un efecto en el presupuesto. El costo de compresión y los costos indirectos deben considerarse junto con el ahorro de tiempo que genera la aceleración del proyecto. Sin embargo, también deben compararse con los costos que generaría el retraso del proyecto.
Estimación del costo total de las actividades del proyecto, en tiempo de desarrollo normal y con una alternativa de compresión.
Relación entre el costo de las actividades y su duración.
La longitud normal de la duración para una actividad refleja un costo asociado a los recursos necesarios para realizar esa tarea.
Al tratar de comprimir las actividades, los costos asociados a estas actividades aumentan considerablemente.
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